Los documentos contables son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil.Permiten controlar las operaciones por la empresa o el comerciante y la comprobación de los movimientos o asientos de contabilidad.
MEMORANDO
Es una comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales. regionales, nacionales, o internacionales.
PARTES BÁSICAS
Membrete
Denominación del documento
Numero
Fecha
Encabezamiento
Texto
Despedida
Remitente
LINEAS ESPECIALES.
- Anexos
-Copias
-Identificación transcripción.
CIRCULAR
Escrito en que se trasmite información de asuntos oficiales, mercantiles e industriales
El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
- CIRCULAR VOLUNTARIA : tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:
- Ofrecer los servicios de algún negocio
- Dar a conocer un nuevo producto
- Enviar lista de productos y precios
- Remisión de catálogos
- Avisos al personal (internos)
- Invitaciones, etc.
- CIRCULAR OBLIGATORIA: es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
- Apertura de negocio
- Cambio de domicilio
- Establecimiento de una sucursal
- Nombramiento de apoderado
- Designación, ratificación o remoción de apoderado
- Nombramiento de distribuidores
- Traspaso de negocio
- Clausura
- Liquidación o quiebra de empresa
- Constitución de una sociedad
- Dar a conocer el nombre de los administradores
- Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria
- Aumento o disminución de capital
ESTRUCTURA
- Numeración
- Fecha
- Destinatario
- Asunto
- Cuerpo o texto
- Despedida
- Firma y cargo
- Iniciales
ACTA: Testimonio escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia. Es decir, hechos que se asientan por escrito y que resulta importante registrar y conservar.. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.
TIPOS:
a) ACTA DE TRABAJO: S
e elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.
b) ACTA DE SESIÓN Se reúnen para tratar los asuntos que les interesan a sus miembros como parte de ese grupo, necesitan levantar un Acta. En ella se expresa el Orden del día los asuntos que se trataron, y a qué acuerdos se llegaron. También se le conoce como Acta de Asamblea.
ESTRUCTURA:
MODELO.
CUENTA DE COBRO:
- No es válida como soporte contable y mucho menos como soporte fiscal, salvo que llene la totalidad de los requisitos para considerarse documento equivalente a la factura.
- Cumple la función de comprobante de la percepción de un pago cuando el que recibe el dinero no esta obligado a emitir una factura, aunque debe ser complementada con otro comprobante para otorgarle real validez contable a la persona o empresa que realiza el pago como puede ser una nota de contabilidad, recibo de pago, etc.
- Es una nota de contabilidad, la cual, si contiene todos los elementos de un documento equivalente
ESTRUCTURA:
- Nombre de la empresa que recibe el pago (generalmente ya esta pre-impreso)
- Nombre de la persona o empresa que realiza el pago
- Cantidad de dinero que recibe en letras y números
- Concepto por el cual se percibe el dinero
- Fecha en que se recibió el dinero
- Firma de una persona autorizada
MODELO:
CONSTANCIA Y CONSTANCIA
Los dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se han dado o se dan en la realidad.
No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos,razón por la cual se utilizan los dos indistintamente.a pesar de ello hay una diferencia que podríamos aceptar,en principio, y que consiste en considerar al certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos y a la constancia como testimonio de hechos en realización o que acaban de ocurrir.
- La constancia se usa en la instituciones tanto públicas como privadas.se redacta en papel A4 o en formulario preparado,a propósito,para cada caso.(Las constancias que se expiden en formularios se suelen enumerar correlativamente)
- RECIBO o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un tiicket u otro.
- CONSTANCIA DE ALUMNO REGULAR: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumno(a) regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).
- CONSTANCIA DE EMPLEO: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específicos y por salarios determinados.
MODELO
SOLICITUD Y PRÉSTAMO:
- Documento o memorial en que se solicita algo.
- Contrato por el que una de las partes entrega a la otra dinero u otra cosa fungible con la condición de devolver otro tanto de la misma especie y calidad. Habitualmente lleva consigo el pago de interés.
- TRANSFERENCIA de poder adquisitivo entre unidades económicas (naciones o gobiernos, empresas o individuos), para proporcionar asistencia financiera al prestatario a cambio de un interés y a veces, otras ventajas para el prestamista.
- SOLICITUD A UNA ENTIDAD FINANCIERA POR MEDIO DE UN ACUERDO MONETARIO Y JURÍDICO DE PAGO
ESTRUCTURA
- ENCABEZAMIENTO : Datso personales
- EXPOSICIÓN DE MOTIVOS: Causas, sistematica y esquema
- PETICIÓN Y/O SOLICITUD: Desarrollo
- DESPEDIDA: Fecha, firma y organizacion
MODELO
